Vi skriver nu alla flera e-postmeddelanden om dagen: Så här gör du med respekt för de goda reglerna för netiketten
Mottagarna
Det är också nödvändigt att ägna stor uppmärksamhet åt e-postmottagarna: de som anges i fältet "Till:" är de direkt intresserade parterna, som ska svara på begäran, medan de i "Cc:" de som bara måste "notera" kommunikationen. Att svara på ett e-postmeddelande när du bara är i Knowledge Copy är inte särskilt artigt eftersom du svarar utan att bli ombedd; om du måste göra det är det en bra idé att be om ursäkt och förklara orsaken. Vi kan till exempel svara i stället för en medarbetare eller kollega som är utanför kontoret, eller när han av misstag ifrågasätts i en fråga som vi är direkt ansvariga för.
Integritet
Det är bra sätt att upprätthålla avsändarens / mottagarnas integritet, ta bort avsändarens e-postadress från texten (om du vidarebefordrar ett e-postmeddelande när mottagaren inte känner till den ursprungliga avsändaren) och använder Bcc (eller Bcc, d.v.s. blindkopia) om du behöver skicka samma meddelande till flera mottagare som inte känner varandra.
Rubrik och hälsningar
I allmänhet är e-postmeddelanden mindre formella än pappersbokstäver, så vi kan undvika högklassiga formler som Dear, Dearest, etc. Men när det gäller affärs- eller studiekorrespondens är det artigt att använda åtminstone en "hedning". På samma sätt kan vi i hälsningarna undvika "Vi tar tillfället i akt att utvidga din verkligen", men använder mer kortfattade formler av respekt såsom som "Cordiali hälsningar." Låt oss också komma ihåg att alla icke-verbala kommunikationselement saknas i e-postmeddelanden, och att risken för att missförstås följaktligen är mycket hög: vid detta tillfälle, ett extra tack bättre än att vara arrogant!
Form
Mediets större informalitet gör det också möjligt att uttrycka sig mer fritt i texten: ingen notarius formler eller fraser, uttryck som "10 c.m." - mycket bättre den 10 eller 10 maj denna månad - etc. Dessutom är en mer avslappnad användning av "du" också tillåten när du pratar med en kollega eller leverantör, även om vi aldrig har träffat honom personligen. Om vi å andra sidan vanligtvis säger "hon" till mottagaren av e-postmeddelandet fortsätter vi att göra det skriftligen, men vi undviker versaler i pronomen som låter lite för "gammal stil".
Bilagorna
Numera kan de flesta postlådorna ta emot mycket stora filer, men vi är ofta anslutna via mobilnätverk, och nedladdning av en 10 Mega pdf kan ta lång tid. I dessa fall kan vi komprimera bilagorna med lämpliga program - alltid i förväg se till att mottagaren kan använda dem - eller använda sändningstjänster som Vi överför genom att infoga en enkel nedladdningslänk i e-postmeddelandet. Kom alltid ihåg att de bifogade filerna är att föredra att ha ganska korta namn som inte innehåller specialtecken, såsom skiljetecken, eftersom de kan skapa problem vid omkodning från ett system till ett annat.
Svaret
I grund och botten är det en bra idé att alltid svara på ett e-postmeddelande, åtminstone för att bekräfta att det har ägt rum, särskilt om detta uttryckligen begärs: det är nödvändigt att alltid behålla samma ämne ("ämne") för att bevara en ordnad historisk struktur för de meddelanden som skickats och tagits emot, "kopplat" dem efter varandra, eventuellt undvikit att skicka ett nytt meddelande till ett ämne som redan diskuteras. Ibland är det användbart eller nödvändigt att be mottagaren av ett e-postmeddelande om bekräftelse på mottagandet av meddelandet, ett slags bekräftelse på mottagandet: eftersom det inte alltid är viktigt, undviker vi att aktivera detta alternativ urskillningslöst eftersom det kan bli irriterande. När det är lämpligt använder vi svaret på alla, vilket gör att du kan ta emot meddelandet med andra mottagare i kopia, så att de kan dela svaren från den här lilla diskussionsgruppen.
Skräppost
Ofta inser du inte att du "syndar" för skräppost även utan att ha förutbestämt det, kanske i entusiasmen att göra din produkt eller tjänst känd eller öppna ett nytt företag, och hitta dig själv att skicka ett reklammeddelande utan åtskillnad till alla kända adresser. Detta är ett klassiskt exempel på skräppost, som - i alla dess former - ses mycket dåligt av andra användare av nätverket: det är faktiskt ett av de mest felaktiga och oförskämda sätten att bli befordrad, vilket ofta ger en negativ effekt, nämligen exakt motsatsen till vad som förväntades.
Läs igen, alltid och i alla fall
Oavsett om vår mottagare är en vän, en kollega, en leverantör eller en viktig kund gäller alltid samma regel: läs igenom texten i e-postmeddelandet minst två gånger, för att märka eventuella skrivfel och - framför allt - för att kontrollera om vad vi har skriftligt är tydligt och lämpar sig inte för missförstånd. Detta är en obligatorisk åtgärd som - om man glömmer det - i vissa fall riskerar att kosta oss mycket dåligt.
